Casi todos los autónomos deducen la cuota, el material y poco más. Y luego, cada trimestre, pagan más IRPF del que les tocaría. No por desconocer la ley, sino porque nadie les ha dicho nunca que el 30 % de su factura de la luz puede ser gasto deducible si trabajan desde casa.
Esta guía repasa los gastos que más se dejan sin deducir y, sobre todo, las condiciones que hay que cumplir para que Hacienda los admita. Porque deducir mal es peor que no deducir.
Las tres reglas que lo gobiernan todo
Da igual el gasto del que hablemos: para que sea deducible tiene que cumplir las tres a la vez.
- Estar vinculado a la actividad. Tiene que existir una relación entre el gasto y los ingresos que generas. Este es el criterio que Hacienda aplica con más dureza.
- Estar justificado con factura completa. Con tu nombre, tu NIF y el desglose del IVA. Un ticket no sirve para deducir. Es el motivo número uno de gastos rechazados en una inspección.
- Estar registrado en tus libros. En el libro de gastos y de bienes de inversión. Si no está anotado, no existe.
Si un gasto falla en cualquiera de las tres, no lo deduzcas. Ahorrarte cuarenta euros hoy no compensa una paralela con recargo dentro de dos años.
Los que casi todo el mundo se deja
La casa, si trabajas en ella
Este es el gran olvidado y el que más dinero supone. Si has declarado tu vivienda como parcialmente afecta a la actividad, puedes deducir:
- Suministros (luz, agua, gas, internet, teléfono fijo): el 30 % de la parte proporcional a los metros que dedicas a la actividad.
- Gastos de titularidad (IBI, comunidad, seguro del hogar, intereses de la hipoteca): la parte proporcional a los metros afectos, esta vez sin el 30 %.
Un ejemplo. Trabajas en una habitación de 15 m² de un piso de 90 m². Eso es el 16,6 % de la vivienda. Si pagas 100 € de luz al mes:
100 € × 16,6 % × 30 % = 4,98 € al mes deducibles
Parece poco. Sumando luz, agua, gas e internet a lo largo de un año, no lo es. Y multiplicado por los años que llevas sin deducirlo, menos.
El requisito imprescindible: tienes que haber comunicado a Hacienda qué porcentaje de la vivienda está afecto a la actividad, en el modelo censal (036 o 037). Si no lo has hecho, no puedes deducir nada de esto.
Tu propio seguro de salud
Las primas de seguro de enfermedad son deducibles hasta 500 € al año por persona, y cubre no solo a ti, sino también a tu cónyuge y a tus hijos menores de 25 años que convivan contigo. El límite sube a 1.500 € por persona con discapacidad.
Una familia de cuatro puede llegar a los 2.000 € de gasto deducible. Mucha gente tiene el seguro contratado y nunca lo ha metido.
Las comidas de trabajo, con condiciones estrictas
Puedes deducir tu propia manutención cuando estás trabajando fuera, pero Hacienda pone cuatro condiciones a la vez:
- Que sea en un establecimiento de restauración
- Que lo pagues por medios electrónicos (tarjeta, Bizum, nunca en efectivo)
- Que sea en un día laborable y fuera de tu lugar habitual de trabajo
- Con los límites diarios: 26,67 € en España y 48,08 € en el extranjero (el doble si hay pernocta)
Pagar la comida en efectivo es la forma más habitual de perder esta deducción.
Formación
Cursos, másteres, libros técnicos, suscripciones profesionales y congresos, siempre que estén relacionados con tu actividad. Un diseñador puede deducir un curso de Figma; no puede deducir uno de submarinismo.
Servicios profesionales
Lo que le pagas a tu gestor, tu abogado o tu asesor es 100 % deducible. Y sí: lo que pagas por el programa de facturación también.
Los que más problemas dan
El coche
Aquí es donde más gente se equivoca, y con diferencia.
Para el IRPF, un turismo solo es deducible si está afecto exclusivamente a la actividad. Exclusivamente significa exclusivamente: si lo usas el fin de semana para ir a la playa, no cumple. Hacienda no admite la afectación parcial en turismos salvo en actividades muy concretas (taxi, autoescuela, transporte, agentes comerciales).
Para el IVA la cosa cambia: la ley presume un 50 % de afectación en turismos, así que puedes deducir la mitad del IVA de la compra, el combustible y las reparaciones, salvo que demuestres otro porcentaje.
Es decir: mismo coche, dos tratamientos distintos según el impuesto. Es contraintuitivo y es la causa de muchísimas regularizaciones.
El móvil
Si la línea está a tu nombre como particular y la usas también en lo personal, deducirla entera es arriesgado. Lo limpio es tener una línea dedicada a la actividad, contratada a nombre del negocio. Cuesta unos euros más al mes y elimina el problema.
La ropa
Solo es deducible el vestuario específico de la actividad: uniformes con el logotipo, equipos de protección, ropa de seguridad. Un traje para ir a ver clientes no es deducible, por mucho que solo lo uses para eso. Hacienda es tajante y los tribunales le han dado la razón repetidamente.
Invitar a clientes
Las atenciones a clientes y proveedores son deducibles, pero con un tope: el 1 % del importe neto de tu cifra de negocios del ejercicio. Si facturas 40.000 €, tienes 400 € de margen para este concepto.
Y los que no se te olvidan pero conviene repasar
- Cuota de autónomos (RETA): 100 % deducible. Si la domicilias, no te llega factura: descárgate el justificante de la Seguridad Social.
- Alquiler del local o, si es de tu propiedad, su amortización.
- Amortización de equipos: el ordenador de 1.200 € no se deduce entero el primer año, se reparte según las tablas oficiales. Esto lo calcula solo cualquier programa con módulo fiscal.
- Publicidad y marketing, incluidas las campañas online.
- Comisiones bancarias de la cuenta de la actividad.
- Seguro de responsabilidad civil profesional.
Cómo dejar de perder deducciones
El problema casi nunca es no saber qué se puede deducir. Es que el ticket se queda en el bolsillo de la chaqueta y en abril ya no existe.
- Pide siempre factura completa, no ticket. Con tu nombre y tu NIF. Cuesta treinta segundos y es la diferencia entre deducir y no deducir.
- Fotografía el gasto en el momento. Casi todos los programas de esta comparativa leen la factura por OCR desde el móvil y la registran solos. Es la función que más dinero ahorra de todas.
- Separa las cuentas. Una cuenta bancaria solo para la actividad convierte el cuadre trimestral en un trámite.
- Paga con tarjeta. El efectivo te quita deducciones directamente, como en el caso de las comidas.
- Revisa el 036. Si trabajas desde casa y no has declarado el porcentaje afecto, estás renunciando a la deducción más grande de esta lista.
Si sospechas que llevas años pagando de más
Dos caminos. Uno es hablar con tu gestor y preguntarle expresamente por los puntos de esta guía, empezando por la vivienda y el seguro de salud; si nunca te los ha mencionado, merece la conversación.
El otro es una herramienta especializada en esto. Declarando basa todo su producto en encontrar deducciones y llega a ofrecer garantía de ahorro por escrito en sus planes altos. No es barato, pero si llevas años sin deducir la vivienda, la cuenta puede salirte.
Y si lo que quieres es simplemente dejar de perder facturas, cualquier programa con lector de gastos por OCR te sirve. En la calculadora puedes ver cuál te sale más barato con tus números.